Champ d’application et responsable du traitement
Cette politique concerne le site vitrine Koleeg, les candidatures à la bêta et les échanges liés à leur examen, ainsi que les données Google des comptes que vous connectez à l’application Koleeg (koleeg.app), détaillées dans la section Données Google. Le responsable du traitement est Mélissa Alfonsi, entrepreneur individuel, nom commercial Alerya, SIREN 882 291 305, Angers, France.
Contact et exercice des droits : e-mail contact@koleeg.fr ; téléphone 09 82 59 45 28. Vous pouvez aussi utiliser le formulaire de contact.
L’utilisation de l’application, des agents IA, des documents importés et des intégrations professionnelles relève d’informations complémentaires propres au service. Cette page ne prétend pas décrire tous les traitements de l’application.
Données collectées
- Candidature : prénom, nom, adresse e-mail professionnelle, entreprise, fonction, secteur d’activité, taille de l’entreprise, site internet si renseigné, besoins exprimés et validation de la notice d’information.
- Suivi : date de dépôt, état de la candidature, notes d’examen, échanges, invitation et, le cas échéant, date d’activation et rattachement au compte ou à l’entreprise.
- Navigation et sécurité : informations techniques nécessaires au fonctionnement et à la protection du site, pouvant comprendre adresse IP, date et heure des requêtes, page consultée et informations du navigateur.
- Traceurs facultatifs : événements de navigation et informations techniques uniquement selon les catégories acceptées et les outils effectivement configurés.
Les champs marqués d’un astérisque sont nécessaires pour examiner une candidature complète. Le site internet est facultatif. Évitez de renseigner dans le champ libre des mots de passe, des données de santé ou des informations personnelles sur vos clients.
Pourquoi ces données sont utilisées
La case du formulaire atteste la prise de connaissance de cette information. Elle ne constitue pas une inscription à une newsletter et n’autorise pas une prospection sans rapport avec la candidature. L’examen des candidatures est effectué par l’administration de Koleeg ; aucune décision d’admission exclusivement automatisée n’est annoncée.
Destinataires et prestataires
Les candidatures sont consultables dans l’administration par les seules personnes habilitées à les examiner. Elles ne sont pas affichées publiquement.
- Vercel : hébergement et exécution du site et de son point d’entrée de candidature — confidentialité.
- Render : serveur chargé de recevoir et traiter les candidatures — confidentialité.
- Supabase : stockage des candidatures et authentification lors de l’invitation ou de l’activation — confidentialité.
- Brevo : acheminement des e-mails lorsque son service est utilisé pour les invitations et échanges — confidentialité.
Le dépôt du formulaire est transmis au serveur puis enregistré en base. Ce circuit de candidature ne nécessite pas l’envoi de son contenu à un modèle d’intelligence artificielle. Les éventuels traitements IA de l’application sont distincts.
Localisation et transferts
La base Supabase utilisée pour Koleeg est située dans la région Londres, au Royaume-Uni. L’hébergement du site, le serveur, l’acheminement des e-mails et les opérations de support des prestataires peuvent également impliquer d’autres pays, notamment les États-Unis. Une région de stockage ne garantit pas que toutes les opérations restent dans cette région.
Les transferts hors de l’Espace économique européen doivent être couverts, selon le destinataire et la situation, par une décision d’adéquation applicable ou par des garanties telles que les clauses contractuelles types. Vous pouvez demander des informations sur les garanties applicables à vos données aux coordonnées du responsable indiquées ci-dessus.
Conservation
Les candidatures sont conservées pendant leur examen et les échanges nécessaires à la constitution du panel bêta. Après refus, retrait ou clôture de la sélection, elles n’ont plus vocation à rester dans le fichier actif ; une conservation distincte ne peut se justifier que par un besoin documenté de preuve ou une obligation légale. En cas d’admission, les informations nécessaires sont reprises pour gérer la participation et le compte.
Les journaux techniques sont conservés pour la période nécessaire à la détection et à l’analyse des incidents, selon les réglages du prestataire concerné. Les sauvegardes suivent leurs cycles de rotation et ne sont pas utilisées comme fichier actif de candidatures. Vous pouvez demander la suppression de votre candidature, sous réserve des motifs légaux de conservation.
Cookies et stockage local
Un stockage local koleeg-consent-v1 mémorise les catégories choisies. Le cookie koleeg_consent est configuré pour 180 jours. La version actuelle du stockage local ne possède pas d’expiration automatique ; vous pouvez modifier votre choix ou effacer ce stockage depuis votre navigateur.
- Audience : Google Analytics, seulement s’il est configuré et si la catégorie est acceptée.
- Expérience : Microsoft Clarity, seulement s’il est configuré et accepté ; il peut analyser les interactions et les parcours.
- Marketing : Meta, Google Ads, LinkedIn et TikTok, seulement pour les outils configurés et avec votre accord.
Refuser les traceurs facultatifs n’empêche pas de consulter le site ni de candidater. Ouvrir les réglages cookies. Après un retrait, rechargez les pages déjà ouvertes et supprimez au besoin les cookies tiers dans votre navigateur : des scripts déjà chargés peuvent rester actifs jusqu’au rechargement.
Vos droits
Selon les conditions du RGPD, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Vous pouvez retirer votre consentement aux traceurs sans remettre en cause les traitements antérieurs au retrait. Vous pouvez aussi définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Adressez votre demande au responsable du traitement, aux coordonnées ci-dessus, en précisant l’adresse e-mail utilisée pour candidater. Une preuve d’identité n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable. Une réponse est apportée en principe sous un mois ; ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de complexité, avec information motivée.
Vous pouvez saisir la CNIL si vous estimez vos droits méconnus.
Messages envoyés depuis le formulaire de contact
Si vous utilisez le formulaire de contact, nous recueillons votre nom, votre adresse e-mail, le sujet et le contenu de votre message, ainsi que, si vous le renseignez, le nom de votre entreprise. Ces données sont utilisées pour recevoir, examiner et traiter votre demande, puis y répondre. Leur transmission repose sur votre démarche volontaire et, selon le contenu de la demande, sur notre intérêt légitime à gérer les échanges ou sur les mesures précontractuelles sollicitées. Les messages sont consultables dans l’administration par les personnes habilitées et hébergés via les prestataires techniques mentionnés ci-dessus. Ils sont conservés pendant la durée nécessaire au traitement et au suivi de l’échange, puis supprimés ou archivés conformément aux obligations applicables. Évitez de transmettre des données sensibles dans ce formulaire.
Données Google (application Koleeg)
Dans l’application Koleeg (koleeg.app), vous pouvez connecter votre compte Google pour que vos employés IA travaillent avec vos outils. Rien n’est connecté sans votre action : c’est vous qui cliquez sur « Continuer avec Google » et qui validez chaque accès sur l’écran de Google. Seul un administrateur de votre entreprise dans Koleeg peut le faire.
calendar.calendarlist.readonly, calendar.freebusy, calendar.events.gmail.send, openid, email.webmasters, siteverification.analytics.readonly, analytics.edit.Utilisation limitée. L’utilisation et le transfert vers toute autre application des informations reçues des API Google par Koleeg respectent les Règles sur les données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée (« Limited Use »). Concrètement :
- ces données servent uniquement à fournir et améliorer les fonctions que vous utilisez dans Koleeg et qui sont visibles pour vous ;
- elles ne sont jamais vendues, ni utilisées pour de la publicité, ni pour évaluer une solvabilité ou accorder un crédit ;
- elles ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle, ni par Koleeg ni par ses prestataires ;
- aucune personne de Koleeg ne les lit, sauf avec votre accord explicite pour une demande d’assistance précise, si la loi l’exige, ou pour la sécurité (détection d’abus, d’incident) ;
- elles ne sont transmises qu’aux prestataires nécessaires au service, listés ci-dessous, et seulement pour la tâche demandée.
Prestataires. Hébergement des données et de l’application : Supabase, Render et Vercel. Quand un employé IA a besoin d’une de ces informations pour accomplir la tâche que vous lui confiez (par exemple résumer vos statistiques ou préparer un rendez-vous), seule l’information utile est transmise à notre fournisseur d’IA, OpenAI, par son API professionnelle : elle sert uniquement à produire la réponse et n’est pas utilisée pour entraîner ses modèles. Envoi des e-mails de la plateforme : Brevo (il ne reçoit aucune donnée Google).
Stockage et sécurité. Les autorisations Google (jetons d’accès) sont chiffrées avant d’être enregistrées et ne sont jamais affichées ni envoyées au navigateur. Les échanges sont chiffrés (HTTPS). Les données de chaque entreprise sont isolées de celles des autres. Koleeg conserve seulement ce qui est utile au service : par exemple les statistiques et rendez-vous affichés dans vos espaces, pas une copie de vos comptes Google.
Conservation et suppression. Les données Google sont conservées tant que la connexion est active et que votre compte Koleeg existe. Vous pouvez retirer l’accès à tout moment depuis la page Applications tierces de votre compte Google : Koleeg ne peut alors plus rien lire ni envoyer. Sur simple demande à contact@koleeg.fr ou via le formulaire de contact, nous supprimons sous 30 jours les autorisations enregistrées et les données Google conservées pour votre entreprise. À la fermeture de votre compte Koleeg, elles sont supprimées dans le même délai, sauf obligation légale de conservation (par exemple les factures).
Summary in English. Koleeg (koleeg.app) uses Google Calendar, Gmail (send only — Koleeg never reads your Gmail inbox), Google Search Console and Google Analytics data only to provide the features you turn on. Koleeg’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google user data is never sold, never used for advertising and never used to train AI models. Tokens are encrypted at rest. You can revoke access at any time at myaccount.google.com/permissions and request deletion at contact@koleeg.fr; we delete it within 30 days.
Sécurité et évolution
L’accès administratif est réservé aux personnes habilitées. Les échanges utilisent HTTPS ; les accès aux données sont contrôlés. Aucune mesure ne garantit une sécurité absolue. Cette politique est mise à jour lorsque les finalités, les prestataires ou les modalités de traitement évoluent.